لا ورق، ولا توقيع مفقود،
ولا «الطلب عند مين؟».
نظام سير عمل وموافقات إلكترونية داخل نظام ERP واحد: نماذج تُبنى بلا برمجة، مسارات توجيه حسب المبلغ والإدارة، تصعيد تلقائي عند التأخر، توقيع إلكتروني، وأثر فوري على النظام بعد الاعتماد.
- بناء بلا برمجة
- اعتماد من الجوال
- سجل تدقيق كامل
طلب صرف — أجهزة حاسب
مقدّم الطلب: نورة العتيبي · إدارة التقنية · REQ-2026-2841
-
المدير المباشر — أحمد الزهرانياعتُمد · «مطابق للخطة الربعية»36 دقيقة
-
الإدارة المالية — فحص الموازنةاعتُمد · المتاح في البند بعد الحجز 145,5001:32 ساعة
-
المدير التنفيذي — بانتظار الاعتمادتذكير أُرسل · تصعيد تلقائي بعد ٢٤ ساعةمنذ 3:05
-
بعد الاعتماد — يعمل النظام وحدهإنشاء أمر الشراء، حجز الموازنة، إشعار المشتريات والطالبآلي
ثماني طبقات تحوّل الإجراء الورقي إلى مسار رقمي
الأتمتة ليست تحويل النموذج إلى ملف PDF يُرسل بالبريد. اختر طبقة لترى ماذا يفعل النظام فيها، وما المخرجات، وما الذي يُقاس عليها.
النموذج الإلكتروني
الطلب يبدأ بنموذج واضح لا برسالة واتساب
- بناء بلا برمجةتصميم النموذج بالسحب والإفلات: حقول نصية وأرقام وتواريخ وقوائم ومرفقات
- تحقق من المدخلاتحقول إلزامية وصيغ محددة، فلا يصل الطلب ناقصًا ويعود من أوله
- حقول محسوبة وشرطيةإظهار حقول حسب الاختيار، واحتساب الإجماليات والضريبة تلقائيًا
- سحب البياناتجلب بيانات الموظف أو الصنف أو المورد من النظام بدل إعادة كتابتها
- نموذج إلكتروني
- قواعد التحقق
- مرفقات إلزامية
يُقاس بـ: نسبة الطلبات المرتجعة لنقص البيانات · زمن تعبئة الطلب
قواعد التوجيه
المسار يُحدَّد بالقاعدة، لا بسؤال «مين يوقّع؟»
- حسب المبلغمستويات اعتماد تتغيّر بحسب قيمة الطلب وفق جدول صلاحيات معتمد
- حسب النوع والإدارةطلبات التقنية تمر بموافقة فنية، وطلبات المشاريع بمدير المشروع
- حسب الموازنةتوجيه إلزامي للمالية عند تجاوز البند أو غياب رصيد كافٍ
- مسارات مختلفة للفروعلكل فرع أو شركة تابعة مساره الخاص ضمن نفس النظام
- مصفوفة الصلاحيات
- خريطة المسار
- سجل قواعد التوجيه
يُقاس بـ: نسبة الطلبات الموجّهة خطأً · عدد المسارات النشطة
مستويات الاعتماد
من يعتمد، ومن ينوب عنه، وبأي حد
- اعتماد تسلسلي أو متوازٍمرحلة تلو الأخرى، أو إرسال لعدة معتمدين في وقت واحد
- حد الصلاحيةلكل مستوى سقف مالي لا يتجاوزه، وما فوقه يرتفع تلقائيًا للأعلى
- التفويض أثناء الغيابتفويض مؤقت بمدة محددة يُسجَّل في سجل التدقيق باسم المفوِّض والمفوَّض
- الرفض والإعادةرفض بسبب مكتوب، أو إعادة للطالب لاستكمال ناقص دون إلغاء الطلب
- قرار اعتماد
- سند تفويض
- سبب الرفض
يُقاس بـ: متوسط عدد مستويات الاعتماد · نسبة الرفض وأسبابه
الشروط والتفرعات
الإجراءات الحقيقية ليست خطًا مستقيمًا
- تفرّع شرطيمسار مختلف إذا كان الطلب رأسماليًا أو تشغيليًا أو خارج الموازنة
- موافقات تخصصيةإدراج الجهة المختصة تلقائيًا: القانونية للعقود، التقنية للأنظمة، السلامة للمواقع
- خطوات آليةخطوات لا تحتاج بشرًا: فحص الرصيد، التحقق من الوثائق، إنشاء رقم مرجعي
- مهل زمنية للخطوةلكل مرحلة مهلة، وتجاوزها يُفعّل التذكير ثم التصعيد
- مسار شرطي
- خطوة آلية
- سجل الشروط المطبقة
يُقاس بـ: نسبة الطلبات التي سلكت المسار الاستثنائي · دقة التوجيه
التنبيهات والتصعيد
الطلب لا ينام في صندوق أحد
- إشعار فوريتنبيه المعتمد عبر النظام والبريد والجوال فور وصول الطلب إليه
- تذكير متدرجتذكير بعد مدة، ثم تذكير أشد، ثم تصعيد للمستوى الأعلى تلقائيًا
- تنبيه المتأخراتتقرير يومي لكل مدير بالطلبات المعلّقة لديه وعمرها
- الاعتماد من الجوالاعتماد أو رفض من الهاتف مباشرة مع عرض المرفقات والسياق
- إشعار
- تذكير
- إشعار تصعيد
- تقرير المعلّقات
يُقاس بـ: زمن الاستجابة لكل معتمد · نسبة الطلبات المصعّدة · الطلبات المتأخرة
التوقيع والمخرجات
نتيجة معتمدة تصلح للأرشيف والتدقيق
- توقيع إلكترونيتوقيع بختم زمني وهوية الموقّع مرتبطة بحسابه في النظام
- مستند نهائيإخراج الطلب المعتمد بصيغة PDF بهوية المنشأة ورقم مرجعي فريد
- أرشفة تلقائيةحفظ المستند ومرفقاته في أرشيف قابل للبحث بصلاحيات محددة
- إشعار الأطرافإبلاغ الطالب والإدارات المعنية بالنتيجة دون متابعة يدوية
- مستند معتمد
- توقيع إلكتروني
- نسخة أرشيفية
يُقاس بـ: زمن إصدار المستند · اكتمال الأرشفة
الأثر بعد الاعتماد
الاعتماد ليس نهاية الطلب بل بدايته
- إنشاء المستند التالياعتماد طلب الشراء يُنشئ أمر شراء، واعتماد الصرف يُنشئ سند صرف وقيده
- تحديث البياناتاعتماد الإجازة يخصم الرصيد، واعتماد التسوية يعدّل رصيد المخزون
- حجز ماليحجز مبلغ الطلب من الموازنة عند الاعتماد لمنع الالتزام المزدوج
- تفعيل الصلاحياتاعتماد طلب توظيف أو صلاحية يُنشئ الحساب ويمنح الوصول تلقائيًا
- أمر شراء
- سند صرف وقيد
- تحديث رصيد
- حجز موازنة
يُقاس بـ: نسبة الطلبات المكتملة آليًا · الأخطاء بعد الاعتماد
التدقيق والتحسين
اعرف أين تتعطل معاملاتك فعلًا
- سجل كاملمن فعل ماذا ومتى وعلى أي نسخة، بلا إمكانية تعديل السجل
- تحليل زمن المراحلمتوسط المدة في كل مرحلة لكشف نقطة الاختناق الحقيقية
- مقارنة الإداراتأي إدارة تعتمد بسرعة وأيها تتأخر، وأي نوع طلبات يستهلك الوقت
- تحسين المسارتعديل القواعد أو دمج مراحل بناءً على الأرقام لا على الانطباع
- سجل التدقيق
- تقرير زمن الدورة
- تحليل الاختناقات
يُقاس بـ: متوسط زمن الدورة الكلي · الطلبات المنجزة داخل المهلة · التحسن عبر الزمن
ما الذي يمكن أتمتته؟ كل ما يحتاج توقيعًا
لاحظ العمود الأخير: هذا ما يميّز سير العمل داخل نظام ERP — الاعتماد لا ينتهي بإشعار، بل يُنتج مستندًا أو قيدًا أو تحديثًا في النظام.
| الإجراء | من يبدأه | مسار الاعتماد | ماذا يحدث بعد الاعتماد |
|---|---|---|---|
| طلب شراء | الإدارة الطالبة | المدير ← المالية ← حسب المبلغ | إنشاء أمر شراء وحجز مبلغه من الموازنة |
| أمر صرف | المالية أو الإدارة | حسب سقف الصلاحية | سند صرف وقيد محاسبي وملف تحويل بنكي |
| طلب إجازة | الموظف | المدير المباشر ← الموارد البشرية | خصم الرصيد وتحديث تقويم الفريق |
| سلفة موظف | الموظف | المدير ← الموارد البشرية ← المالية | صرف السلفة وجدولة خصمها من الرواتب |
| طلب توظيف | مدير الإدارة | الموارد البشرية ← المالية ← الإدارة العليا | فتح الوظيفة وبدء مسار الاستقطاب |
| خصم استثنائي | مندوب المبيعات | مدير المبيعات ← المالية | تعديل عرض السعر وتسجيل سبب الاستثناء |
| تسوية مخزون | أمين المستودع | مدير المستودعات ← المالية | ترحيل الفرق وقيده على حساب العجز والزيادة |
| استبعاد أصل | إدارة الصيانة | المالية ← لجنة أو الإدارة العليا | إخراج الأصل وقيد الربح أو الخسارة |
| عقد جديد | المبيعات | القانونية ← المالية ← صاحب الصلاحية | تفعيل العقد وجدول دفعاته ومؤشراته |
| صلاحية مستخدم | مدير الإدارة | مالك النظام ← الأمن السيبراني | منح الصلاحية وتسجيلها في سجل التدقيق |
جدول واحد يحسم آلاف الأسئلة
حين تُكتب حدود الاعتماد كقاعدة داخل النظام، يختفي الجدل حول من يوقّع، ولا يعود ممكنًا تجاوز مستوى بحجة الاستعجال.
| قيمة الطلب | مستويات الاعتماد المطلوبة |
|---|---|
| أقل من 5,000 | المدير المباشر فقط |
| 5,000 — 50,000 | المدير المباشر ← الإدارة المالية |
| 50,000 — 250,000 | + المدير التنفيذي |
| أكثر من 250,000 | + لجنة المشتريات أو مجلس الإدارة |
| خارج الموازنة — أي مبلغ | المالية إلزاميًا مع مبرر مكتوب |
| مصروف رأسمالي | مسار مختلف يشمل مالك الأصول |
- لا يعتمد المستخدم طلبًا قدّمه بنفسه
- فصل من يطلب عمّن يعتمد عمّن يصرف
- تجاوز المستوى ممنوع حتى بصلاحية أعلى، إلا بمسار استثناء موثّق
- كل اعتماد يُسجَّل باسم صاحبه ووقته وجهازه
- الرفض يتطلب سببًا مكتوبًا يبقى في السجل
- تعديل الطلب بعد الاعتماد يُعيد المسار من بدايته
- التفويض مؤقت وبمدة تنتهي تلقائيًا
- لا يمكن حذف طلب، بل إلغاؤه بأثر موثّق
أين تضيع أيام العمل فعلًا؟
قبل الأتمتة، لا أحد يعرف كم يستغرق طلب الشراء من تقديمه إلى أمر الشراء. بعدها، يصبح الرقم أمام الجميع — ويبدأ التحسّن.
- اختناق مرحلة المالية تستهلك 49% من زمن الدورة
- تصعيد ٩ طلبات تجاوزت مهلتها وصُعّدت تلقائيًا
- تفويض معتمدان في إجازة بلا تفويض مسجّل
- تحسين 63% من الطلبات أقل من 5,000 — يمكن رفع حد المستوى الأول
لاحظ التنبيه الأخير: حين يكتشف النظام أن أكثر من نصف الطلبات مبالغ صغيرة تمر بثلاثة مستويات اعتماد، تصبح لديك حجة رقمية لتبسيط الإجراء — وهذا هو التحسين المستمر بالأرقام لا بالانطباع.
للجهات الحكومية: الصادر والوارد والإحالات
إلى جانب طلبات العمل، يدير النظام دورة المعاملات الرسمية كما هي معتمدة داخل الجهة، بأرقامها المرجعية وسجلها الكامل.
- قيد الصادر والوارد بأرقام تسلسلية
- الإحالة والتظهير بين الإدارات
- تتبع المعاملة ومن هي عنده الآن
- درجات السرية وصلاحيات الاطلاع
- ربط المعاملة بالمستندات والقرارات
- مهل الإنجاز وتقارير المتأخرات
- محاضر اللجان وقراراتها ومتابعتها
- أرشفة إلكترونية بحثية للمعاملات
لماذا داخل نظام ERP لا منفصلًا؟
- 01 الطلب يعرف رصيد الموازنة قبل الاعتماد
- 02 الاعتماد يُنشئ المستند التالي مباشرة
- 03 المسار يقرأ الهيكل التنظيمي الفعلي
- 04 المرفقات تُؤرشف مع مستندات العملية
- 05 سجل تدقيق واحد لكل النظام
- 06 لا تكامل ولا مزامنة بين نظامين
نظام موافقات منفصل ينتهي دائمًا إلى إعادة إدخال ما اعتُمد في نظام آخر.
الوثائق والأرشفةما تسأله الإدارة والتقنية
اختر إجراءً واحدًا مزعجًا… ونؤتمته أمامك
خذ الإجراء الذي يشتكي منه الجميع — طلب الشراء غالبًا — وأرسل لنا نموذجه ومستويات اعتماده. نبنيه في العرض التوضيحي ونشغّله بأسماء إداراتكم.
- حصر الإجراءات ومصفوفة الصلاحيات لديكم
- تحديد المهل الزمنية وقواعد التصعيد
- خطة التحول من الورق والبريد إلى المسار الرقمي