العقود لا تنتهي فجأة…
بل يَنساها أحدهم.
نظام إدارة عقود واشتراكات داخل نظام ERP واحد: بنود قابلة للقياس، دفعات وفوترة دورية، إيراد مؤجل يُعترف به تلقائيًا، قياس للالتزام بمستوى الخدمة، وتنبيهات تجديد تصل قبل أن يفوت وقت التفاوض.
- توقيع إلكتروني
- فوترة دورية آلية
- قياس مستوى الخدمة
عقد صيانة سنوي — مستشفى النور التخصصي
عقد خدمة متجدد · 12 دفعة شهرية · تجديد تلقائي مشروط
- مفوتر حتى اليوم990,000
- محصّل900,000
- متأخر عن الاستحقاق90,000
- الالتزام بزمن الاستجابة (٤ ساعات)96.4%
ثماني مراحل من الطلب إلى الأرشفة
العقد الذي يُحفظ في مجلد يصبح ورقة. العقد الذي يُسجَّل كبيانات يصبح نظامًا يعمل: يفوتر، ويقيس، وينبّه، ويطالب. اختر مرحلة لترى كيف.
طلب التعاقد والتفاوض
العقد يبدأ كطلب موثّق، لا كملف وورد يتنقل بالبريد
- طلب تعاقدطلب من الإدارة يحدد الغرض والقيمة التقديرية والمدة والجهة المقابلة
- قوالب معتمدةبناء المسودة من قالب معتمد قانونيًا بدل الصياغة من الصفر كل مرة
- تتبع النسخحفظ كل نسخة ومن عدّلها وما الذي تغيّر بالضبط بين نسخة وأخرى
- ملاحظات الأطرافتجميع ملاحظات الإدارة القانونية والمالية والفنية في مكان واحد
- طلب تعاقد
- مسودة العقد
- سجل النسخ والتعديلات
يُقاس بـ: مدة إعداد العقد · عدد دورات المراجعة · نسبة استخدام القوالب المعتمدة
الاعتماد والتوقيع
لا يوقّع أحد قبل أن يعتمد من قبله
- مسار اعتمادمستويات اعتماد حسب القيمة والنوع: قانوني، مالي، تشغيلي، صاحب الصلاحية
- توقيع إلكترونيتوقيع داخل النظام مع طابع زمني وحفظ النسخة النهائية غير القابلة للتعديل
- سريان تلقائيتفعيل العقد وبدء احتساب مدته والتزاماته فور اكتمال التوقيع
- توزيع النسخإتاحة النسخة النهائية لمن يحتاجها بصلاحياته دون تداولها بالبريد
- نسخة نهائية موقّعة
- سجل الاعتمادات
- إشعار سريان
يُقاس بـ: مدة دورة التوقيع · العقود المعلّقة · نسبة الاعتماد من أول مرة
تسجيل العقد وبنوده
العقد ليس ملفًا… بل بيانات يعمل عليها النظام
- البيانات الأساسيةالأطراف والقيمة والعملة والمدة وتاريخ البدء والانتهاء وشروط التجديد
- البنود القابلة للقياسالالتزامات والكميات ومستويات الخدمة والغرامات كحقول يتتبعها النظام
- الضمانات والوثائقخطابات الضمان ووثائق التأمين وتواريخ انتهائها كتنبيهات مستقلة
- الربط بالمشروعربط العقد بمشروع أو مركز تكلفة أو أصل ليظهر أثره في تقاريره
- بطاقة العقد
- سجل الضمانات
- جدول الالتزامات
يُقاس بـ: اكتمال بيانات العقود · العقود بلا بنود مقاسة · الوثائق منتهية الصلاحية
الاستحقاقات والفوترة
الدفعة لا تُنسى ولا تتأخر لأن أحدًا نسيها
- جدول الدفعاتدفعات مجدولة بتواريخها وشروطها، مرتبطة بإنجاز أو بفترة زمنية
- فوترة دوريةإصدار الفواتير تلقائيًا في مواعيدها بلا تدخل يدوي
- الإيراد المؤجلتسجيل المقبوض مقدمًا كإيراد مؤجل والاعتراف به تدريجيًا حسب المدة
- متابعة التحصيلربط الدفعة بالفاتورة والتحصيل، وتنبيه عند التأخر عن الاستحقاق
- جدول دفعات
- فاتورة دورية
- تقرير الإيراد المؤجل
يُقاس بـ: الدفعات المستحقة · نسبة التحصيل في الموعد · الإيراد المتكرر الشهري
التنفيذ ومستوى الخدمة
العقد الذي لا يُقاس التزامه لا يُدار
- ربط بالعملياتربط العقد بتذاكر الدعم أو أوامر العمل أو التوريدات التي يغطيها
- قياس آلياحتساب زمن الاستجابة والحل مقابل ما نصّ عليه العقد لكل بلاغ
- تنبيه قبل الإخلالإنذار قبل تجاوز المهلة التعاقدية بوقت كافٍ للتصرف
- أثر الإخلالاحتساب الغرامات أو الخصومات المرتبطة بعدم الالتزام تلقائيًا
- تقرير الالتزام بمستوى الخدمة
- سجل الغرامات
- تقرير الأداء التعاقدي
يُقاس بـ: نسبة الالتزام بمستوى الخدمة · الغرامات المستحقة · البلاغات المتجاوزة
التعديلات والملاحق
التعديل بملحق موثّق، لا برسالة واتساب
- ملحق العقدتوثيق أي تغيير في القيمة أو المدة أو النطاق بملحق يمر بمسار اعتماد
- إعادة التسعيرتطبيق الزيادة السنوية أو إعادة التسعير المتفق عليها في موعدها
- أثر مالي فوريتحديث جدول الدفعات والإيراد المؤجل تلقائيًا بعد اعتماد الملحق
- تاريخ كاملالاحتفاظ بتسلسل العقد وملاحقه للرجوع إليه عند أي خلاف
- ملحق عقد
- سجل التعديلات
- جدول دفعات محدّث
يُقاس بـ: عدد الملاحق لكل عقد · أثرها على القيمة والمدة · مدة اعتمادها
التجديد أو الإنهاء
العقود لا تنتهي فجأة… بل ننساها
- تنبيه مبكرإشعار قبل الانتهاء بمدة كافية للتفاوض أو إصدار إشعار عدم التجديد
- تجديد تلقائيتفعيل التجديد التلقائي حين ينص العقد عليه، مع تسجيل الشروط الجديدة
- تقييم قبل التجديدعرض أداء العقد وربحيته والتزامه قبل قرار التجديد لا بعده
- إنهاء منظمإشعار الإنهاء وتسوية المستحقات وإخلاء الالتزامات وإعادة الضمانات
- إشعار تجديد
- عقد مجدَّد
- إشعار إنهاء
- مخالصة تعاقدية
يُقاس بـ: نسبة التجديد · العقود المنتهية دون قرار · قيمة العقود المفقودة
الأرشفة والمطالبات
الوثيقة التي لا تُوجد وقت الحاجة كأنها غير موجودة
- أرشيف مركزيحفظ العقود والملاحق والمرفقات بإصداراتها في مكان واحد مؤمَّن
- بحث ذكيالوصول للعقد ببنده أو طرفه أو تاريخه أو قيمته خلال ثوانٍ
- المطالبات والنزاعاتتوثيق المطالبات والمراسلات والمستندات المؤيدة لكل حالة
- جاهزية التدقيقإخراج ملف كامل لأي عقد بتاريخه واعتماداته عند أي مراجعة
- أرشيف العقود
- ملف مطالبة
- تقرير تدقيق تعاقدي
يُقاس بـ: زمن استرجاع العقد · اكتمال المرفقات · المطالبات المفتوحة
المحصَّل مقدمًا ليس إيرادًا… بعد
مثال: عقد اشتراك سنوي بـ 120,000 ريال يُفوتر مقدمًا. النظام يسجّله إيرادًا مؤجلًا، ثم يعترف بحصة كل شهر تلقائيًا — فتبقى القوائم المالية صحيحة بلا معالجة يدوية.
| الشهر | إيراد معترف به | إيراد مؤجل متبقٍ |
|---|---|---|
| عند الفوترة | 0 | 120,000 |
| الشهر الأول | 10,000 | 110,000 |
| الشهر الثاني | 10,000 | 100,000 |
| الشهر الثالث | 10,000 | 90,000 |
| … حتى الشهر الثاني عشر | 120,000 | 0 |
قيد الفوترة: من العملاء 138,000 إلى إيرادات مؤجلة 120,000 وضريبة القيمة المضافة 18,000. ثم قيد شهري آلي: من إيرادات مؤجلة 10,000 إلى إيرادات الاشتراكات 10,000.
- اشتراك شهري أو ربع سنوي أو سنوي بفوترة تلقائية
- دفع مقدم كامل مع اعتراف تدريجي بالإيراد
- تسعير حسب عدد المستخدمين أو الأجهزة أو المواقع
- تسعير حسب الاستهلاك الفعلي مع حد أدنى شهري
- باقات بمستويات خدمة مختلفة وأسعار مختلفة
- زيادة سعرية سنوية تُطبَّق آليًا عند التجديد
- فترة تجريبية أو مجانية قبل بدء الاحتساب
- إيقاف مؤقت للخدمة مع تمديد المدة تلقائيًا
ما الذي لا يجوز أن يمرّ دون أن ينتبه له أحد؟
هذه هي التواريخ التي تكلّف المنشآت مالًا حين تفوت: تجديد، ضمان، دفعة، وثيقة. النظام يراقبها بدل أن يعتمد على ذاكرة موظف.
خطاب ضمان بنكي
ينتهي خطاب ضمان مشروع «برج النخيل» — يلزم التمديد أو استرداده من البنك.
إجراء عاجلتجديد عقد صيانة
عقد مستشفى النور بقيمة 1.08M — يعرض النظام ربحيته والتزامه قبل قرار التجديد.
قرار تجديدإعادة تسعير سنوية
ثلاثة عقود تتضمن زيادة سنوية متفقًا عليها تُطبَّق آليًا عند التجديد.
تُطبَّق آليًاعقود موردين إطارية
عقدان إطاريان ينتهيان — تنبيه مبكر لبدء التفاوض قبل الاضطرار للشراء بسعر السوق.
بدء تفاوضالالتزام يُقاس من التذاكر… لا من الانطباع
حين يُربط العقد بتذاكر الدعم وأوامر العمل، يصبح تقرير الالتزام مخرجًا آليًا يمكن عرضه على العميل أو المطالبة به.
| تصنيف البلاغ | زمن الاستجابة المتعاقد | زمن الحل المتعاقد | الالتزام الفعلي | الأثر |
|---|---|---|---|---|
| حرج — توقف كامل | ساعة واحدة | 4 ساعات | 98.1% | — |
| عالي — تعطل جزئي | 4 ساعات | 24 ساعة | 96.4% | — |
| متوسط — أداء متدنٍ | 8 ساعات | 3 أيام | 89.2% | غرامة 2% |
| منخفض — استفسار | يوم عمل | 5 أيام | 99.0% | — |
| الالتزام العام للعقد | — | — | 95.7% | فوق الحد 95% |
لاحظ التصنيف المتوسط: التزام 89.2% ترتب عليه غرامة تعاقدية 2% احتسبها النظام تلقائيًا وأدرجها في الفاتورة القادمة. بلا هذا الربط، يبقى الإخلال موضوع نقاش شفهي في اجتماع، ثم يُنسى.
- تجديد ٤ عقود تنتهي خلال ٤٥ يومًا بلا قرار
- دفعات دفعات متأخرة بقيمة 412,000 على ٦ عقود
- ضمانات خطابا ضمان يحتاجان تمديدًا أو استردادًا
- إخلال عقد واحد تحت حد مستوى الخدمة هذا الشهر
العقد وثيقة حسّاسة… وأصل من أصول المنشأة
حين تُحفظ العقود على أجهزة الموظفين، تفقدها المنشأة بمغادرتهم، وتنكشف لمن لا يحق له. الأرشيف المركزي يحل الأمرين معًا.
- صلاحية اطّلاع لكل عقد على حدة
- إخفاء القيم المالية عمّن لا يحتاجها
- سجل تدقيق لكل فتح وتحميل وطباعة
- نسخة نهائية غير قابلة للتعديل بعد التوقيع
- إدارة إصدارات المسودات والملاحق
- بحث بالنص داخل مرفقات العقود
- سياسات حفظ وإتلاف حسب نوع الوثيقة
- ملف تدقيق كامل يُخرَج بضغطة واحدة
عقود القطاع الحكومي
- 01 ربط العقد بالمنافسة ومحضر الترسية
- 02 الضمان الابتدائي والنهائي وتواريخه
- 03 الارتباط ببند الميزانية المعتمد
- 04 أوامر التغيير والتمديد الموثّقة
- 05 غرامات التأخير واحتسابها آليًا
- 06 تقارير جاهزة للجهات الرقابية
وكل ما سبق قابل للتكييف وفق الإجراءات واللوائح المعتمدة داخل جهتكم.
المشتريات والمنافساتما يسأله المدير القانوني والمالي
كم عقدًا لديك ينتهي هذا العام؟
إن كانت الإجابة تحتاج فتح ملفات ومراجعة بريد، فهذه هي المشكلة تحديدًا. أرسل لنا نموذج عقد وجدول دفعاته، ونعرض كيف يتحول إلى بيانات تعمل وحدها.
- تصنيف أنواع عقودكم وحقول كل نوع
- ضبط جداول الدفعات والفوترة الدورية والإيراد المؤجل
- خطة أرشفة العقود القائمة وربطها بالعملاء والمشاريع