الدفعات تُتابع بالذاكرة
مواعيد الاستحقاق في ملف أو دفتر، فيُنسى تحصيل دفعة أو يتأخر إشعار المستأجر أسابيع.
ماذا يفعل النظام
جدول دفعات لكل عقد يُصدر فاتورته تلقائيًا في موعده مع تذكير متدرج قبل الاستحقاق وبعده.
قطاع العقار وإدارة الأملاك
كل وحدة لها عقدها
كل وحدة لها عقدها
ودفعاتها وربحيتها.
نظام لإدارة الأملاك والعقارات: وحدات وعقود ودفعات تُفوتر في مواعيدها، تحصيل بتذكير متدرج، صيانة بأوامر عمل وتكلفة، مصروفات موزّعة بقاعدة، وكشف حساب لكل مالك — مع ربحية تُحسب لكل عقار لا للمحفظة كلها.
- فوترة تلقائية للدفعات
- بوابة للمستأجرين
- كشوف حساب الملاك
برج الواحة — الرياض
٤٨ وحدة · تجاري وإداري · المالك: مجموعة الواحة
نسبة الإشغال91.7%
مؤجرة 44
شاغرة 4
الإيراد المتعاقد5,280,000
المحصّل4,720,000
المتأخر312,000
ما يحتاج متابعة في هذا العقار
- تجديد ٧ عقود تنتهي خلال ٩٠ يومًا راجعها
- تحصيل ٤ مستأجرين تجاوزوا موعد الدفعة 312,000
- صيانة ٥ بلاغات مفتوحة · أقدمها منذ ٣ أيام تابع
- شواغر وحدتان شاغرتان منذ أكثر من ٤٥ يومًا سعّر
المتبقي غير المستحق بعد 248,000 ريال ضمن دفعات قادمة — فالإيراد المتعاقد لا يعني نقدًا في الحساب.
ما نسمعه من مكاتب الإدارة
ستة أوجاع… تتضاعف مع كل عقار جديد
إدارة عشر وحدات ممكنة بدفتر. أما مئة وحدة لعشرة ملاك، فتحتاج نظامًا يتذكر نيابة عن الجميع.
العقود تنتهي فجأة
يُكتشف انتهاء العقد بعد خروج المستأجر، فتبقى الوحدة شاغرة شهورًا بلا تجهيز مسبق.
ماذا يفعل النظام
تنبيه مبكر قبل الانتهاء بمدة كافية، مع سجل المستأجر وقيمته السوقية لدعم قرار التجديد أو التسعير.
لا نعرف ربحية كل عقار
الإيرادات والمصروفات مجمّعة على مستوى الشركة، فيبدو الجميع رابحًا بينما بعض العقارات يستنزف الباقي.
ماذا يفعل النظام
إيراد ومصروف وصافي وعائد لكل عقار ووحدة على حدة، مع مقارنة الأداء ومصروف الصيانة لكل متر.
الصيانة تُدار بالمكالمات
بلاغ بالواتساب وفني يُرسل بالهاتف، فلا يُعرف زمن الإغلاق ولا تكلفة الصيانة الحقيقية.
ماذا يفعل النظام
بلاغ من بوابة المستأجر يتحول إلى أمر عمل بتكلفته وزمنه، محمّل على الوحدة أو العقار المعني.
أموال الملاك مختلطة
من يدير أملاك الغير يخلط التحصيل بحساباته، فيصعب إثبات ما حُصّل وما صُرف لكل مالك.
ماذا يفعل النظام
فصل كامل لأموال كل مالك مع كشف حساب دوري وعمولة إدارة محسوبة وتوريد في مواعيده.
المصروفات المشتركة بلا قاعدة
الكهرباء والنظافة والأمن تُحمّل تقديرًا، فتتضخم على وحدات وتقلّ على أخرى.
ماذا يفعل النظام
توزيع بقاعدة معلنة: بالمساحة أو النسبة المتفق عليها، مع تحميل ما يقع على المستأجر في فاتورته.
دورة التأجير
ثماني مراحل من تسجيل الوحدة إلى كشف المالك
اختر مرحلة لترى ماذا يفعل النظام فيها، وما المستندات التي يُنتجها، وما الذي يُقاس عليها.
مراحل الدورة
تسجيل العقارات والوحدات
الأصل يبدأ ببطاقة لا بملف إكسل
- هيكل هرميمالك ← عقار ← مبنى ← دور ← وحدة، مع مساحات ومواصفات وصور لكل وحدة
- بيانات نظاميةالصك ورقم العداد ورخص المبنى ووثائق التأمين بتواريخ سريانها
- تصنيف الوحداتسكني وتجاري وإداري ومستودعي، ولكل نوع تسعيره وشروطه
- حالة الوحدةمؤجرة أو شاغرة أو تحت الصيانة أو محجوزة، بتاريخ تغيّر الحالة
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- بطاقة عقار
- بطاقة وحدة
- سجل الوثائق
يُقاس بـ: اكتمال بيانات الوحدات · مدة الشغور · حالة الوثائق
التسويق والشواغر
الوحدة الشاغرة تكلفة يومية
- قائمة الشواغرالوحدات المتاحة ومواصفاتها وأسعارها المطلوبة في شاشة واحدة
- العملاء المحتملونتسجيل الاستفسارات والمعاينات ومتابعتها حتى التعاقد أو الاعتذار
- عمر الشغوراحتساب مدة شغور كل وحدة وتكلفتها لتقييم السعر المطلوب
- عمولات الوسطاءإدارة عمولات المسوّقين واستحقاقها عند التعاقد الفعلي
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- قائمة شواغر
- سجل معاينة
- حجز وحدة
يُقاس بـ: نسبة الإشغال · متوسط مدة الشغور · تكلفة الوحدة الشاغرة
العقد والضمان
العقد يصبح جدول دفعات وتنبيهات
- عقد لكل وحدةالمدة والقيمة وشروط التجديد والزيادة الدورية والالتزامات
- جدول الدفعاتتقسيم القيمة على دفعات بمواعيدها، شهرية أو ربعية أو سنوية
- الضمان والتأمينتسجيل مبلغ الضمان وشروط استرداده أو خصم التلفيات منه
- التوقيع والتوثيقتوقيع إلكتروني وأرشفة العقد ومرفقاته مرتبطة بالوحدة
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- عقد إيجار
- جدول دفعات
- سند ضمان
يُقاس بـ: قيمة العقود السارية · نسبة التوثيق · مدة إنهاء التعاقد
الدفعات والتحصيل
الإيجار لا يُحصَّل بالتذكير الشخصي
- استحقاق آليإصدار الفاتورة في موعد كل دفعة تلقائيًا مع إشعار المستأجر
- قنوات سدادتحصيل بالتحويل أو الشبكة أو السداد الإلكتروني مع تسجيل فوري
- تذكير وتصعيدتذكيرات قبل الاستحقاق وبعده وفق سياسة متدرجة تحددها أنت
- إجراءات التعثرتوثيق الإنذارات ومتابعة المتأخرات وإجراءات الإخلاء عند اللزوم
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- فاتورة إيجار
- سند قبض
- كشف حساب المستأجر
- إنذار
يُقاس بـ: نسبة التحصيل · المتأخرات · متوسط أيام السداد
الصيانة والخدمات
العقار يستهلك… فتُدار صيانته لا تُنتظر
- بلاغات المستأجريناستقبال البلاغات من بوابة أو تطبيق مع تصنيفها وأولويتها
- أوامر عملإسناد الفني أو المقاول ومتابعة الإنجاز وتكلفة كل بلاغ
- صيانة وقائيةخطط دورية للمصاعد والتكييف وأنظمة الإطفاء ومضخات المياه
- تحميل التكلفةتحميل تكلفة الصيانة على الوحدة أو العقار أو المستأجر حسب العقد
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- بلاغ صيانة
- أمر عمل
- عقد صيانة
- تقرير تكاليف
يُقاس بـ: زمن إغلاق البلاغ · تكلفة الصيانة للوحدة · رضا المستأجرين
المصروفات وتوزيعها
لكل ريال عقاره ووحدته
- مصروفات مباشرةكهرباء ومياه ونظافة وأمن وتأمين محمّلة على عقارها
- توزيع المشتركتوزيع المصروفات المشتركة على الوحدات بالمساحة أو النسبة المتفق عليها
- مصروفات رأسماليةفصل التحسينات الرأسمالية عن التشغيلية وأثرها على قيمة العقار
- مطالبة المستأجرتحميل ما يقع على المستأجر حسب العقد ضمن فاتورته
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- سند مصروف
- توزيع مصروفات
- فاتورة خدمات
يُقاس بـ: مصروف الوحدة · نسبة المصروف للإيراد · دقة التوزيع
التجديد والإخلاء
القرار يُتخذ قبل انتهاء المدة
- تنبيه مبكرتنبيه قبل انتهاء العقد بمدة كافية لاتخاذ قرار التجديد أو البحث عن مستأجر
- إعادة التسعيرمراجعة القيمة السوقية وسجل المستأجر قبل عرض التجديد
- إخلاء منظممحضر إخلاء ومعاينة وتسوية الضمان وقراءة العدادات
- تسليم للتاليتحديد أعمال التجهيز اللازمة وتكلفتها ومدتها قبل التأجير مجددًا
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- إشعار تجديد
- عقد مجدَّد
- محضر إخلاء
- تسوية ضمان
يُقاس بـ: نسبة التجديد · مدة التجهيز بين مستأجرين · المتأخرات عند الإخلاء
الربحية وتقارير الملاك
من يدير أملاك غيره يحتاج شفافية كاملة
- ربحية كل عقارإيراد ومصروف وصافي وعائد لكل عقار ووحدة لا لمحفظة مجمّعة
- كشف المالككشف دوري للمالك بالإيرادات والمصروفات والعمولة والمستحق له
- تحصيل نيابةًإدارة أموال الملاك بشكل منفصل وتوريدها في مواعيدها
- مقارنة الأداءمقارنة العقارات بالإشغال والعائد ومصروف الصيانة لكل متر
المستندات والمخرجات في هذه المرحلة
- كشف حساب المالك
- تقرير ربحية العقار
- أمر تحويل للمالك
يُقاس بـ: العائد على العقار · نسبة الإشغال · التزام التحويل للملاك
ربحية العقار
الإيراد ليس الربح
هذا هو العقار نفسه في المثال أعلاه، بعد خصم ما يستهلكه فعلًا. لاحظ الفرق بين الإيراد المتعاقد والعائد الحقيقي.
| البند | سنويًا |
|---|---|
| الإيراد المتعاقد | 5,280,000 |
| مصروفات تشغيل (كهرباء ومياه ونظافة وأمن) | (640,000) |
| الصيانة الوقائية والتصحيحية | (385,000) |
| عمولة إدارة الأملاك 5% | (264,000) |
| صافي دخل العقار | 3,991,000 |
| مؤشرات العقار | القيمة |
|---|---|
| نسبة الإشغال | 91.7% |
| نسبة المصروف إلى الإيراد | 24.4% |
| مصروف الصيانة لكل متر | 42.8 |
| متوسط مدة الشغور | 51 يومًا |
| نسبة التجديد | 78% |
| العائد على قيمة العقار | 6.4% |
رفع نسبة الإشغال ثلاث نقاط أو تقصير مدة الشغور أسبوعين يغيّر العائد أكثر من رفع الإيجار — ولهذا نبدأ عادةً بمعالجة الشواغر والتجديدات قبل مراجعة الأسعار.
أنشطة القطاع
ليس كل من يعمل في العقار يحتاج الشيء نفسه
نُهيّئ النظام حسب نشاطك، لأن مكتب إدارة أملاك يختلف عن مطوّر يبيع وحدات عن شركة تدير مرافق.
| النشاط | ما يحتاجه أكثر | ما يُقاس عليه |
|---|---|---|
| إدارة أملاك للغير | فصل أموال الملاك، كشوف دورية، عمولة إدارة، تحصيل نيابةً | التزام التحويل للملاك · نسبة التحصيل |
| تأجير أملاك ذاتية | العقود والدفعات والصيانة وربحية كل عقار | العائد على العقار · الإشغال |
| تطوير وبيع وحدات | تكاليف المشروع، الوحدات المباعة، أقساط العملاء، الضمانات | هامش المشروع · التحصيل من الأقساط |
| وساطة وتسويق عقاري | العملاء المحتملون، المعاينات، العروض، عمولات الوسطاء | نسبة إتمام الصفقات · العمولة المحققة |
| إدارة مرافق وصيانة | عقود الصيانة، أوامر العمل، مستوى الخدمة، قطع الغيار | زمن الإغلاق · تكلفة الصيانة للمتر |
| اتحاد ملاك ومجمعات | رسوم الخدمات، توزيع المصروفات، محاضر الاجتماعات | تحصيل الرسوم · رضا الملاك |
لوحة إدارة المحفظة العقارية
الربع الثاني ٢٠٢٦
الوحدات المدارة412في ١٤ عقارًا لـ ٩ ملاك
نسبة الإشغال88.6%٤٧ وحدة شاغرة
نسبة التحصيل92.4%متأخرات 1.86M
عقود تنتهي قريبًا38خلال ٩٠ يومًا
الإشغال حسب العقار
النسبة %
ما يحتاج قرارًا
تنبيهات مولّدة من العقود والدفعات
- تجديد ٣٨ عقدًا تنتهي خلال ٩٠ يومًا بلا قرار
- تحصيل ١٢ مستأجرًا تجاوزوا ٦٠ يومًا من الاستحقاق
- شواغر المجمع الصناعي إشغاله 58% يستدعي مراجعة السعر
- ملاك تحويلات مستحقة لثلاثة ملاك هذا الأسبوع
نموذج عرض توضيحي — تُبنى المؤشرات على عقاراتك وعقودك وملاكك.
الشفافية مع الملاك
من يدير مال غيره… يحتاج إثباتًا لا وعدًا
أكثر ما يفقد مكاتب إدارة الأملاك عملاءها ليس ضعف التحصيل، بل غياب الوضوح: مالك لا يعرف ماذا حُصّل وماذا صُرف على عقاره ولماذا.
- فصل كامل لأموال كل مالك
- كشف حساب دوري بالإيراد والمصروف والعمولة
- كل مصروف بمستنده ومبرره
- بوابة للمالك يرى فيها عقاراته لحظيًا
- اعتماد المالك للمصروفات فوق حد معين
- توريد المستحقات في مواعيد ثابتة
- سجل تدقيق لكل عملية على أمواله
- تقارير جاهزة عند انتهاء عقد الإدارة
بوابة المستأجر
- 01 كشف الحساب والفواتير
- 02 السداد الإلكتروني
- 03 فتح بلاغ صيانة ومتابعته
- 04 طلب تجديد أو إخلاء
- 05 نسخة العقد ومرفقاته
كل خدمة هنا تعني مكالمة أقل على مكتبك — وتجربة أفضل ترفع نسبة التجديد.
تفاصيل البوابات
أسئلة القطاع العقاري
ما يسأله مدير الأملاك والمالك
نعم، مع فصل كامل بين أموال كل مالك: إيرادات ومصروفات وعمولة إدارة ومستحق للتحويل، وكشف حساب دوري لكل مالك يوضح ما حُصّل وما صُرف وما تبقى له.
يُقسَّم العقد إلى دفعات بمواعيدها، وتُصدر فاتورة كل دفعة تلقائيًا مع إشعار المستأجر. وتُسجَّل الشيكات المستلمة بتواريخ استحقاقها مع تنبيهات الإيداع ومتابعة المرتد منها.
نعم، بتنبيه قبل انتهاء كل عقد بمدة تحددها، مع عرض سجل المستأجر وقيمته السوقية لدعم قرار التجديد أو إعادة التسعير قبل أن تصبح الوحدة شاغرة.
نعم عبر بوابة المستأجر: كشف حسابه وفواتيره وسداد إلكتروني وفتح بلاغ صيانة ومتابعته — وهذا وحده يقلّل الاتصالات على إدارة الأملاك بشكل ملموس.
بقاعدة تحددها أنت: بالمساحة أو بعدد الوحدات أو بنسبة متفق عليها في العقد، مع إمكانية تحميل ما يقع على المستأجر ضمن فاتورته وفصل ما يتحمله المالك.
نعم، مع إدارة العملاء المحتملين والمعاينات والعروض وعمولات الوسطاء واستحقاقها عند إتمام الصفقة — إلى جانب إدارة الأملاك والتأجير.
الخطوة التالية
أعطنا عقارًا واحدًا… ونعرض ربحيته الحقيقية
نأخذ عقارًا بوحداته وعقوده ومصروفاته، وندخله في النظام، ونعرض الإشغال والتحصيل والصيانة والعائد — كما ستراه كل شهر.
- تصميم هيكل العقارات والوحدات وأنواعها
- ضبط جداول الدفعات وسياسة التذكير والتصعيد
- قواعد توزيع المصروفات وكشوف الملاك
الوحدات الأكثر استخدامًا في العقار انتقل إليها